CRM能夠使銷售人員快速得到把所有有用的客戶信息，使得他們可以高效地完成一項交易。為了能CRM發揮出其最大的作用，企業及其銷售人員應當努力學習如何正確使用該系統，并且盡自己的職責讓它正常運轉。
Vormittag Associates公司作為其一套完整的企業產品的一部分向企業用戶出售CRM系統并對它提供技術支持。“我們的用戶主要用它來與客戶以及潛在客戶溝通，以及全方位的審視客戶關系。”VAI制造部門經理Pete Zimmerman說。
“除了可以管理與客戶與潛在客戶的關系外，
CRM軟件還能夠幫助企業了解有關個人或企業的信息，并且吸收和存儲學習到的知識或經驗教訓，”AMB Marketing公司總裁Steven Hosmer說。AMB Marketing公司是一個總部位于加登城的培訓公司，主要從事CRM系統以及銷售力量自動化系統的安裝、支持和培訓業務。“然后，該公司就能夠把這些學到得知識轉化成更多的潛在客戶和銷售線索，增加銷售額并擴大現有客戶的平均有效期，”Hosmer接著說。企業可以使用CRM系統來追蹤線索、銷售過程，并跟蹤和服務現有客戶。
為此，Hosmer就舉了下面這樣一個例子，說明了某家公司是如何使用CRM系統將可能的銷售線索轉化成真實的客戶。
“當用戶在網上注冊時，或許是為了回應推銷信息，他們就會收到一封由產品銷售人員簽名的自動電子郵件，感謝他進行注冊并告知這位用戶該公司將會通過郵件快遞給他一個資料包，”Hosmer說。“第二天，這些材料就會郵寄出去，同時還有一封銷售人員簽名的信。三天后，第二封電子郵件就會自動發送到該用戶的郵箱里，主要是評論所發送的資料，并提醒用戶在未來幾天內，銷售人員會和他進行聯系。這樣，公司就對用戶做出了多個承諾，正是這些承諾使得該公司與用戶建立起了信任關系，”Hosmer接著說。“幾天后，當銷售人員給這位客打電話時，他已經收到了來自這位銷售人員的三封信函，并且知道了這位銷售人員的姓名和公司名稱。”銷售人員打電話之前與用戶所有的交流是由CRM系統和管理人員自動處理的，從而使他們能夠騰出更多的時間和精力去做更有意義的事情---追逐熱點線索和完成交易。
“CRM放大了銷售人員的時間利用率，”Hosmer說。“這使得銷售人員看起來工作非常積極，但實際上，他只不過給心存感動的潛在客戶打了一個電話而已。”此外，CRM系統還可以讓銷售人員互相分享信息變得更加容易，Future Tech Enterprise公司的總裁兼首席執行官Bob Venero說。Future Tech Enterprise是一個銷售、集成和支持多種客戶關系管理軟件的公司。比如，若是幾個銷售人員為同一個客戶服務，通過CRM系統他們都可以有關該客戶的各種信息，如最后一次打電話的時間、成功或失敗信息等等，并通過使用這些情報來完善自己的銷售活動。
此外，CRM系統還有機遇管理功能，這使得銷售人員能夠根據一定的標準，比如潛在用戶的規模或改潛在用戶是否要求提供關于產品或服務的信息等，對潛在銷售線索進行評分，CRM Magazine主編David Myron說。Myron還補充說，合同管理功能能夠使企業在客戶的合同到期之前提前與客戶接觸和協商，鼓勵他們續約，并不是把他供售送給自己的競爭者。
CRM軟件也能用于基于事件的營銷，某些客戶可能在某個特定的時間需要某些產品，通過搜集這些客戶信息并將這些信息用于產品營銷，可以大幅提高營銷人員的成功率。舉例來說，假如一家銀行看到客戶的帳戶余額突然從2000美元增加到20000美元，那么它就可以與這位客戶進行聯系，詢問他是否有投資的意向。如果某個客戶有一個17歲的孩子，那么銀行可以與他聯系詢問他是否需要高校貸款。
CRM的優缺點綜評CRM的局限性Qosina公司在2003年安裝了一套CRM系統。“我們使用它作為與我們的客戶打交道的前端系統，”Qosina首席運營官Gerry Quinn說。這包括發送樣品和目錄，回答客戶提出的問題，跟蹤每一個步驟。“在銷售行為完成之前，它可以可處理所有的活動，”Qosina說。但是，讓自己的員工學會使用CRM軟件“花了時間”，Qosina補充說，“我們專門請了一個CRM培訓師用了大約兩個月的時間才讓它正常運轉。”銷售人員接受或拒絕CRM系統可能依賴于它是如何被引進的，Celent資深分析師Jacob Jegher說。Celent是一個總部位于波士頓的專門從事金融服務業IT應用研究和咨詢的公司。“為了能讓員工接受CRM系統，需要對他們進行培訓并讓他們了解CRM給企業和個人帶來的好處。如果只是簡單地把一個軟件仍給他們，卻不教他們如何使用，這肯定沒有任何意義。
”部署CRM軟件還需要企業文化的轉變，Venero指出。“但是，只有銷售人員親身體驗到它是如何使自己的工作效率提到的并且增加銷售額的，他們才會支持它，”Venero說。“大部分銷售人員都是拿銷售額說話的，這若是這助于他們增加銷售額，他們一定會使用它的。”為了推廣CRM系統，獎懲機制也必須與CRM系統的使用結合起來，Jegher說。“如果銷售人員不使用CRM系統的話，他們的個人績效考核就會受到一些影響，通過類似的方式強迫他們他們使用它，”Jegher說。
CRM系統能夠做的事情很多，但是，有時由于該系統被添加了太多華而不實的功能，使得系統過于復雜很難學習或使用。Quinn承認，Qosina并沒有使自己部署的CRM系統發揮最大的作用。“四年了，我們仍然沒有找到一種如何最好地利用CRM系統的方式，”他說。“我們的CRM產品來自微軟。我認為沒有人使用了微軟產品的全部功能，甚至百分之四十都不到。
”會計事務Grassi &Co.使用了一個CRM系統來跟蹤與客戶或潛在客戶的溝通，并從其中選擇一部份發送電子郵件或郵寄。“該系統僅僅相當于數據，”市場營銷和業務發展主管Adam Wolf表示。“如果某個銷售人員給客戶打了一個電話，但是卻沒有將自己得到的信息輸入到CRM系統中的話，那么這些信息就不能在CRM中找到。”CRM系統的另一個局限性是成本太高。“該軟件安裝、維護的成本非常昂貴，再加上目前的經濟氣候積極不景氣，IT預算相當緊缺，”Jegher說。
Venero則表示，托管模式CRM的數據庫位于供應商的數據中心，而用戶只需通過網絡就能訪問，通常會是一種更經濟實惠的選擇。不少公司，包括Future Tech都提供托管模式的CRM系統，他說。
“一般情況下，企業用戶更希望核心服務器位于自己的企業內網中，這樣才會讓他們感到更加安全，并可以擁有更大的控制權，”Venero說。“托管模式的缺點是一旦網絡癱瘓了或者你無法訪問網絡，你就無法使用該系統。”誰能夠從CRM中得到更大的好處各種規模的公司都可以從CRM應用中獲得一些好處，Venero說。然而，對于某些特定類型的企業，CRM系統可以有更大的影響作用，比如那些銷售隊伍龐大或需要管理大量銷售線索的企業。“那些想要通知客戶促銷信息或新產品上市信息的制造商和批發商也可以從CRM系統得到很大的實惠，”Zimmerman說。
Hosmer說，CRM對于銷售貴重物品或者產品銷售周期長的企業特別有用。“一個很好的例子是改建行業，”他說。“與改建商聯系的超過百分之六十的人都打算在一年內開始一個改建項目。不過他們往往在項目開始之前一年就與你聯系，如果你沒有一種方法保持這種聯系，他就可能會選擇另外一個廠商。”但是，隨著時間的推移，頻繁的聯系和接觸就可能讓你成為了客戶的最終選擇。“如果你同客戶建立了信任，那么你就會成為他眼中的黃金標準，”Hosmer說。“當他們覺得時機成熟了，可以做出購買決定了，那么你就會成為他的首要選擇。”
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