當你向公司的兩個不同部門的高管詢問公司的年收入是多少或有多少員工時,你應該會得到一致的答案。但當問他們公司有多少客戶時,你就很可能得到兩個不同答案!
在很多公司中,關于某一顧客的具體問題將會讓高級主管們尷尬沉默。業務經理往往不知道他們的客戶是最先從哪個途徑得來的，不知道公司和客戶正在保持什么樣的關系,不知道是否可以從哪些顧客那里贏得更多的訂單。而且業務經理們經常不能共享一個顧客的分散的歷史記錄。信息不完整是問題所在。經理們沒有銷售自動化工具將數據整合起來，在微觀和宏觀上全面把握客戶關系。
如果要解決問題最有效的辦法是使用CRM而像國內流行的800CRM.com或國外的salesforce.com這樣的托管型CRM銷售自動化工具可以快速幫助解決問題。但是自動化軟件并不是解決問題的全部，你需要把工作流程、銷售團隊和管理軟件系統集成起來。
CRM集成
那么，你需要了解客戶什么? 你可知道一個市場活動是否能夠贏利(不只是物有所值)? 你能在銷售周期中發現無利可圖的客戶或產品嗎?你能通過查詢付款歷史,快速找出所有信用狀況不佳的客戶嗎?
若是工作流程不完整的話，這些問題都難以解答。一個系統可能適于記錄潛在客戶，但是如果在成交后停止跟蹤客戶，對老客戶的挖掘再出單也將停止。此外，如果你的CRM不能告訴你你的客戶購買了或喜歡什么產品或服務的話，你將很難建立有效的促銷或有針對性的宣傳活動。
許多公司有多分支或流動辦公，銷售團隊應該可以在銷售過程中實時共享記錄，而不僅僅是在一天結束的時候。滯后可能只是幾個小時，但這意味著顧客不能及時得到答復，員工往往會有不必要的重復工作。實時協作不僅僅協調了你的員工之間的合作，而且還更好服務你的客戶。經常發生的情況是，一個銷售員在路上計劃了一個客戶拜訪的時候, 卻發現她的在辦公室的同事早在同一時段安排了一個內部會議。
實際使用CRM
你的銷售員工是否在真正使用你的CRM系統?
不便于使用是CRM系統的最大殺手。假如是企業管理軟件沒有使你的銷售團隊的工作更加輕松，那就不必使用它。看去似乎簡單易用的CRM系統其實并不容易使用。真正方便的CRM系統是那些有高自定制功能的CRM系統，而這些系統需要幾周或幾個月的個性化實施時間。比如說，你首先需要將公司特有的報價單等單據融入到CRM系統中，還有你特有的統計報表。
一個好的銷售人員通常有自己獨特的行為方式，這也是他們擅長本職工作的主要原因。但是，專注于銷售可能帶來其它弊端，銷售人員往往厭惡復雜的審批過程，而且他們經常優先考慮與客戶直接互動。而這些都會降低技術的使用率。這也是為什么CRM系統必須適應銷售人員喜歡的操作方式，而不是讓他們來適應CRM系統。比如，你自己是否能夠在CRM的潛在客戶錄入界面去掉一些填充框，以一個下拉菜單代替?
另外，導致CRM實施失敗的主要原因是CRM系統的定制靈活性差。據統計，70%的傳統CRM實施會在啟動幾周內宣布失敗，而有強大自定制功能的托管型CRM可以允許你反復嘗試，降低一次性投資風險，長期持續的技術支持會大大提高實施成功率。
若是你定制的
客戶管理系統過于繁瑣的話,那么銷售人員是不會使用它的。即使勉強使用,你也可能會面對垃圾數據、不準確的分析報表、甚至騷擾客戶等問題。如CRM應用軟件的一些錄入界面可能問了太多問題,表面上搜集了盡量多的資料, 但銷售人員會全部撇開那些內容不填。而如果該錄入界面有太多的必選項, 不耐煩的銷售人員可能會隨意選擇列表或下拉菜單的一項來填充空白。
如此的話，收集的信息就會是不準確的，而其他的員工可能會認為它們有效，并且主管可能使用這些數據進行商業決策。此外，銷售人員最好是能夠遠程進入系統，隨時隨地允許使用軟件。
少會是更多
你的CRM系統適合你的業務嗎? 全部的CRM系統都聲稱要收集并分析數據，但是如果他們不能輕易提供有用的宏觀信息，你的決策就會不準確,市場營銷活動就不會達到預期效果。有時,少可能意味著更多。少量的數據，更充分的關聯，可能意味著更多的客戶信息。
充分關聯是指一份數據貫穿業務的各個部門、從營銷和銷售、到售后、到后勤和帳務，而不是每個模塊都是重復的同一份數據，一處更新后其它模塊沒有更新。此外，分離的沒有集成的多應用程序也能造成同一問題。選擇一款適合你現有整個銷售到客服過程的CRM軟件，這樣用戶使用起來將更簡單。
系統安裝
一個不能隨時隨地使用的
客戶關系管理軟件會大大降低工作效率。你需要確保軟件在任何使用地點都足夠快(辦公室、分支機構或在家),并可與其它管理軟件集成。如果你是使用傳統CRM，最好將服務器托管到電信運營商的機房，以保證訪問速度。而托管型CRM在這方面有先天優勢，托管商會提供軟件、服務器和帶寬，你只需要到其網站上開立帳戶。
正確使用CRM將會促進快速出單。顧客產生利潤，如果管理者采取以客戶為中心的管理模式,利潤將會增加。否則的話，你的競爭者將會搶先做到!
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